Tarefas activas vs passivas

Enquanto almoçava no outro dia e ponderava sobre a organização do meu trabalho (e porque é que eu às vezes perco tanto tempo) apercebi-me que as actividades dividiam-se em duas forças:

- A que atrasa a realização da tarefa.

- A que impulsiona a realização da tarefa.

A questão é esta: por mais aprumadinho que esteja o meu trabalho, as minhas listas de "o que fazer a seguir", etc... sofro sempre interrupções que destabilizam a minha concentração e focus na actividade em mãos. Vejamos algumas:

Tarefas passivas

- Chamadas telefónicas que recebo;

- Tarefas pedidas pelos meus chefes;

- Tarefas pedidas pelos meus colegas;

- Visitantes não programados ao escritório;

- Entrada do correio e email.

Basicamente, é no acto de receber que se encontra a passividade. Enquanto recebo não posso fazer.

Do outro lado do espectro estão tarefas activas, aquelas que produzem resultados:

Tarefas activas

- Chamadas telefónicas que faço;

- Cartas, faxes, emails que escrevo.

- Respostas a questões que me foram colocadas.

- Arquivo.

O meu grande (e contínuo) problema é que é practicamente impossível gerir as minhas tarefas passivas. Como não depende da minha vontade, dou por mim a ter momentos constantes de quebra de actividade ao longo do dia. É algo que não se gere mas é possivel minimizar os seus efeitos quando se gere bem as tarefas activas.

Ter as tarefas activas visíveis e bem organizadas possibilita pegar no ponto em que se tinha ficado aquando da interrupção.